【问题解答】汇聚学术资源,打造自主学术活动-王宇
题目:汇聚学术资源,打造自主学术活动
讲师:王宇
线上未解答问题
问题1:怎样能把历年成功的年会和会展整合起来? 因为会议已经有展览,怎样把展览扩大成展会的形式,年会+展览整合?
回答1:需要看主办单位的意愿。很多主办的能力是在组织学术活动,展览这样的商业活动还需要不同的资源和部门来整合。包括资源、利益、整年活动的平衡等。不是简单的整合。还包括相关项目是否有同样的已经成型的展会,是否会受冲击。很多公司会提前一年就把下一年度要参加的展会列入预算。新增展会会增加新的预算,如何利用不同展会的特点和优势或者是主要的人或单位来吸引参展单位,是需要单独思考和具体分析的。
问题2:如果我有政府资源和需求,那我应该对接相关协会或学会的哪个部门呢?怎么合作模式?
回答2:具体情况,具体分析。需要看政府的资源需求具体是什么?预算情况,活动规模、级别等。学习会可以直接与学术部或者会员部联系。不过现在很多学会内部对于项目的参与不是很明确,可能一个项目会有很多部门参与,毕竟很多学会专职的工作人员不多,很多都是身兼数职。只要是项目对口,学会会具体调派人手和部门参与。你需要的是能将具体的需求可以很完整的提供给学会。信息会在学会内部按照各个学会自己的流程传递。
问题3:请问自办会的选题及前期的预亏如何有效把控?
回答3:选题需要针对需求来确定,越明确的需求和具体的主题,越容易有效的组织有针对性的活动。
项目的基本支出是可以根据各自城市的会展等活动来计算。包括基本的:场地、专家住宿、餐饮、搭建、宣传、交通、讲课费、基本筹备费用等。你需要先按照主办方需要的规模和级别测算一个基本的预算。与参与单位的合作费用需要单独和学术合作方沟通。这个费用计算出来后,就是你需要跟主办单位沟通的事情,也就是告诉主办单位,一个这样的活动计划支出多少费用。
另一种方法是根据主办单位已经确定的支出费用来倒推项目的执行情况,根据预算,选者场地,规模、级别等单项的支出。
问题4:刚才提到去资源对接自办项目,据我所知,北京的中国学会与当地政府联系非常密切,比我们更知道当地需要什么。这样的话,我们去做资源对接,是不是没有太多价值。
回答4:需求和具体实施是两个层面。很多主办方需要的是如何能够把他们的需求和想法具体利用活动来实施与实现。有想法,知道资源,不一定有人和时间及精力来具体实现。DMC公司的优点就是能够起到桥梁和搭建平台,具体实施的工作。就好比一个客人知道一道菜好吃,也知道制作的流程,但是不一定非要自己动手制作。可能是没有时间、不想自己买材料、没有很好的厨房和工具、自己一个人完成不了,不值当因为要吃一道菜,采购一个厨房的用具等等原因。所以他愿意花钱请人来制作一桌好菜。他要做的就是请人制作,邀人聚餐,支付费用。很多部门也是这样的道理和想法。购买服务,搭建平台。
问题5:如何能改变客户的传统办会理念,在疫情期间讲传统学术会议,搬到线上?
回答5:不要想去改变传统的办会理念。存在既有道理,传统会议几百年的历史,不会因为一点挫折就改变其基本的模式。疫情只是暂时的,不可能一直持续下去。线上的交流只是学术活动的一个手段之一。弥补特殊时期的交流空白。你需要让客户接受的是你的应变能力和手段。通过特殊时期的线上和正常时期的常规会议保持和主办单位的沟通和联系。线上是一种补充。不能单独说学术活动是线上还是线下。线上活动也不应该仅仅是在疫情期间才存在。线上从时间性、区域性、传播性、持久性、多元化等特点完全可以作为主办单位延续学术交流的一个很好的手段和平台。这也是DMC公司可以帮助主办提升学术质量、聚集学术资源、扩大影响的很好方法。
问题6:通过哪些途径和运营手段,可以让一个会议从0到1,从小众变为品牌会议?
回答6:
1、主题的选择:是否是从需求的角度出发
2、资源:是否有行业内多方的学术和市场化的资源
3、初期运营费用:活动的预算是否充裕,通过初期预算的获得是否能够满足活动的各项需要
4、运营团队:学术和筹备团队是否专业。包括:行业内的学术单位,市场化的招商团队、会务的执行团队缺一不可。
5、政府相关部门的支持力度。政府相关部门的认可和参与可以很容易把一个学术活动推到更高的一个层次和重视程度。
6、产业融合。如何能够通过主题设定,专业人员参与,项目洽谈,对接与落地等可以很好的吸引产业的参与。更容易打动企业的参加,他们也会带来他们的客户群体,任何活动的效果。
问题7:如果我们有下游资源,比如厂家或者项目,是否可以通过您的市场开发部对接上游资源?需要我们提供些什么呢?
回答7:中国科协有200多个学会,服务涉及到各个方面。我们可以就地方产业的需求和项目协助对接一些相关的学会。需要有明确的项目需求、发起单位、预算情况、计划执行情况、当地产业基础等。具体项目具体分析,各个学会对相关的需求也不相同,需要具体项目,具体对接后分析。